E-doręczenia, czyli nowy sposób komunikowania się z administracją publiczną

Kluczowe daty - Harmonogram obowiązku stosowania e-doręczeń

1 października 2024 r.

Od 1 października 2024 r. obowiązek stosowania e-doręczeń ciążyć będzie na:

• osobach wykonujących zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze);
• podmiotach niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 685);
• organach administracji rządowej oraz jednostkach budżetowych obsługujących te organy;
• innych organach władzy publicznej, w tym organach kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostkach budżetowych obsługujących te organy;
• ZUS-ie i zarządzanych przez niego funduszach oraz KRUS-ie i funduszach zarządzanych przez prezesa KRUS;
• NFZ;
• agencjach wykonawczych, instytucjach gospodarki budżetowej, państwowych funduszach celowych, samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej, uczelniach publicznych, Polskiej Akademii Nauk i tworzonych przez nią jednostkach organizacyjnych, państwowych i samorządowych instytucjach kultury, innych państwowych lub samorządowych osobach prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych;
• jednostkach samorządu terytorialnego i ich związkach oraz związkach metropolitalnych, oraz samorządowych zakładach budżetowych – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

1 stycznia 2025 r.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązkiem będą objęte następujące podmioty

• podmioty publiczne inne niż wymienione w art. 155 ust. 1-7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 285);
• podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców (w KRS) przed 1 października 2024 r.;
• podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarcze (CEIDG).

1 lipca 2025 r.

Podmioty niepubliczne nieposiadające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do dnia 31 grudnia 2024 r., składające w okresie od dnia 1 lipca 2025 r. do dnia 30 września 2026 r. wniosek o zmianę wpisu, będą obowiązane do:

• przekazania danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo
• przekazania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczoną przez kwalifikowanego dostawcę oraz danych niezbędnych w celu wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych, albo
• wystąpienia do ministra właściwego do spraw informatyzacji z wnioskiem o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

1 października 2026 r.,

Podmioty niepubliczne nieposiadające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z wyłączeniem podmiotów, o których mowa w art. 152 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 285), są obowiązane uzyskać wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych w terminie do dnia 30 września 2026 r.

1 października 2029

Dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek e-doręczeń obejmie:

• sądy,
• trybunały,
• komorników,
• prokuratury,
• organy ścigania,
• Służbę Więzienną,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej.

Warto też wspomnieć, że Ministerstwo Cyfryzacji cały czas pracuje nad systemem e-doręczeń, przygotowując plan naprawczy oraz działania wspomagające wdrożenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych, a także kolejne zmiany legislacyjne, które jednak nie mają wpłynąć na termin wejścia w życie obowiązku dotyczącego e-Doręczeń.

Wojciech Kowalski