E-doręczenia, czyli nowy sposób komunikowania się z administracją publiczną

Kluczowe daty - Harmonogram obowiązku stosowania e-doręczeń

1 stycznia 2025 r.
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek stosowania e-doręczeń ciążyć będzie na następujących podmiotach:

• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza);
• podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r.;
• podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
• Narodowy Fundusz Zdrowia;
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych;
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;

1 kwietnia 2025 r.
Podmioty niepubliczne wpisane do rejestru, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (rejestr przedsiębiorców), przed dniem 1 stycznia 2025 r.

1 lipca 2025 r.
Podmioty niepubliczne nieposiadające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do dnia 31 grudnia 2024 r., składające w okresie od dnia 1 lipca 2025 r. do dnia 30 września 2026 r. wniosek o zmianę wpisu, są obowiązane do:

• przekazania danych niezbędnych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo
• przekazania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczoną przez kwalifikowanego dostawcę oraz danych niezbędnych w celu wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych, albo
• wystąpienia do ministra właściwego do spraw informatyzacji z wnioskiem o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

1 października 2026 r.,
Podmioty niepubliczne nieposiadające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG), z wyłączeniem podmiotów, o których mowa w art. 152 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, są obowiązane uzyskać wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych w terminie do dnia 30 września 2026 r.

1 października 2029
Dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek e-doręczeń obejmie:

• sądy,
• trybunały,
• komorników,
• prokuratury,
• organy ścigania,
• Służbę Więzienną,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej.

Warto też wspomnieć, że Ministerstwo Cyfryzacji cały czas pracuje nad systemem e-doręczeń, przygotowując plan naprawczy oraz działania wspomagające wdrożenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych, a także kolejne zmiany legislacyjne.

Wojciech Kowalski