W minionym roku byliśmy świadkami zdecydowanych działań na rzecz transformacji cyfrowej, która nabrała tempa we wszystkich obszarach firm. Coraz więcej osób zaczęło niemal wszystko załatwiać przez Internet. Jakkolwiek pandemia przyspieszyła transformację cyfrową, przed nami jeszcze długa droga – pisze Geoffroy de Lestrange w artykule opublikowanym w lutowym „Personelu Plus” (2/2021), którego skrót przedstawiamy.Wiele osób i firm mierzących się z kryzysem dokonało już znaczących zmian w zakresie organizacji pracy, procedur, a nawet funkcji pełnionych w przedsiębiorstwach. W efekcie ludzie stali się bardziej zdolni akceptować kolejne, zakrojone na szerszą skalę zmiany. Widać to w działalności wielu firm oraz zwiększonym zapotrzebowaniu na określone usługi. Przykładowo według danych z października liczba użytkowników korzystających z Microsoft Teams, chmurowego narzędzia do zdalnej pracy zespołowej, wzrosła już do 115 mln . Wyraźny wzrost zainteresowania swoją ofertą odnotowują również firmy dostarczające narzędzi do e-learningu. Wymienione zjawiska świadczą nie tylko o upowszechnianiu się pracy zdalnej, lecz także o nasileniu działań obliczonych na zwiększanie cyfrowych kwalifikacji poszczególnych pracowników i całych zespołów.
Z perspektywy HR-owej do kwestii transformacji cyfrowej można podchodzić na dwa zasadnicze sposoby. Po pierwsze, mamy transformację przedsiębiorstw. Organizacja dąży do dalszej cyfryzacji. W tej sytuacji siła robocza musi sprostać ambicjom organizacji, a zatem należy ocenić umiejętności, żeby zrozumieć, jakich brakuje, i móc je rozwijać. Po drugie, mamy transformację działu HR. W tym przypadku trzeba usprawnić i udoskonalić takie procesy jak wykorzystanie sztucznej inteligencji do przyspieszenia nauki i rozwoju lub umożliwienie pracownikom personalizacji ścieżek kariery.
W przyszłości cyfryzacja metod zarządzania zasobami ludzkimi, m.in. korzystanie z chmury, wykorzystanie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego do automatyzacji procesów lub usprawnienie prac analitycznych, pozwoli przyspieszyć czynności administracyjne oraz uprościć procesy w miejscu pracy, a także uczynić je wydajniejszymi. Co więcej, transformacja taka pomoże również organizacjom przygotować się na niepewną przyszłość w tym dość burzliwym okresie.
Przewiduje się, że powrót do względnej normalności nastąpi w 2021 r. I jakkolwiek miło byłoby wrócić do poprzedniego stanu rzeczy, należy kontynuować i przyspieszać podjęte w tym roku wysiłki. Transformacja nigdy się nie kończy, musimy wciąż się dostosowywać.
Inne ścieżki, inne role
Niektóre korzyści wynikłe z transformacji cyfrowej w obszarze HR-u uwidoczniły się już w minionym roku, zwłaszcza jeśli chodzi o przekierowanie organizacji i pracowników na dostawę innych produktów lub usług. W obliczu ciągłej niepewności ludzie muszą zarządzać własną karierą i dążyć do rozwoju zgodnego z kierunkiem działań organizacji. Dzięki takiemu podejściu mogą oni lepiej zarządzać dotyczącymi siebie danymi, dostrzegać potencjalne braki w kompetencjach i zdobywać wiedzę niezbędną do dalszego rozwoju, a w rezultacie skuteczniej ubiegać się o inne stanowiska w firmie. Za sprawą oprogramowania opartego na sztucznej inteligencji ludzie zyskują większą wewnętrzną mobilność i mogą samodzielnie wyznaczać ścieżkę kariery, co zwiększa prawdopodobieństwo, że pozostaną w firmie na dłużej.
Przekłada się to bezpośrednio na pracę menedżerów i związane z tym wymierne korzyści. Cyfryzacja danych pracowników może pomóc w automatyzacji oceny wyników, dostarczaniu wskazówek osobom pragnącym awansu i wyborze najlepszych szkoleń, które ułatwią pracownikom realizację osobistych celów. Opierając się na takich danych menedżerowie mogą pomóc pracownikom w wyborze właściwego kierunku, podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe, a także wykorzystać czas na szkolenie pracowników. Cyfryzacja danych pomoże także kadrze kierowniczej, która dzięki lepszemu dostępowi do informacji o pracownikach i możliwości podejmowania decyzji na podstawie danych uzyska dokładniejszy ogląd sytuacji zatrudnienia w firmie.
Zalety automatyzacji
Niektóre działy HR nadal używają Excela jako głównego narzędzia do zarządzania procesami – pod względem wydajności jest to ogromny problem. Brak automatyzacji procesów oznacza, że zespoły poświęcają znacznie więcej czasu na żmudne prace administracyjne niż na realizację ważniejszych celów. Potrzebny jest więc jasny obraz zatrudnionych, umieszczony w bezpiecznym i przystępnym środowisku, na najbardziej podstawowym poziomie i z pewną liczbą dostępnych software’owych rozwiązań, tak żeby zespoły mogły zarządzać całą kadrą pracowniczą i dbać o jej rozwój, wykonywać podstawowe funkcje i upraszczać procesy takie jak edukacja, rekrutacja i zarządzanie wynikami, przyczyniając się do rozwoju ogólnej strategii biznesowej. Ponadto digitalizacja procesów zwiększa poufność i bezpieczeństwo danych pracowników, chroniąc organizacje przed naruszeniami lub wyciekiem danych i zapewniając zgodność z wymaganiami RODO.
Czas na transformację
Po podjęciu decyzji o kontynuowaniu (lub rozpoczęciu) transformacji kolejnym logicznym krokiem jest znalezienie odpowiedniego dostawcy. Ponieważ tak wiele firm sugeruje, że ich rozwiązanie jest najlepsze, dobrze cofnąć się o krok i przeanalizować tę kwestię pod kilkoma różnymi względami.
Po pierwsze, czy propozycja dostawcy odpowiada wymaganiom konkretnej strategii i potrzebom firmy? Na proces decyzyjny powinna mieć wpływ przede wszystkim ocena, w jakim stopniu usługa pomoże rozwiązać napotykane problemy. A żeby tak się stało, rozwiązanie musi być zgodne z kulturą korporacyjną i wspierać ogólne cele biznesowe. Po drugie, warto zapytać dostawców, czy przeprowadzili i mogą udostępnić do wglądu dokładną analizę zwrotu z inwestycji. Wykazanie wartości podejmowanych działań jest obecnie szczególnie istotne, zwłaszcza dla uzyskania poparcia wewnątrz organizacji, ponieważ w tym roku wiele osób może niechętnie podejmować inwestycje finansowe.
Na co jeszcze zwrócić uwagę decydując się na transformację cyfrową oraz jakie korzyści daje ona w obszarze HR-owym przeczytają Państwo w dziale HRM w lutowym numerze „Personelu Plus” (2/2021) w tekście Geoffroy’a de Lestrange. Zapraszamy do lektury całego numeru.
Geoffroy De Lestrange jest dyrektorem ds. międzynarodowego marketingu produktów i komunikacji w firmie Cornerstone OnDemand. Ma doświadczenie w zarządzaniu międzynarodowym marketingiem B2B w sektorze technologicznym, specjalizującym się w systemach zarządzania kapitałem ludzkim.