Decydując się na kilka kanałów, należy pamiętać o dodatkowych obowiązkach związanych z zapewnieniem poufności, dostępności i integralności zgłoszeń oraz o konieczności monitorowania różnych źródeł, co może być uciążliwe i stwarzać ryzyko opóźnień w reakcji na nieprawidłowości. A nawet skutkować publicznym ujawnieniem problemów czy nadużyć.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych - co to jest?
Organizacje muszą wdrożyć rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym podmiot prawny jest administratorem danych osobowych. Zazwyczaj rejestr prowadzi organ zarządzający, ale można również wyznaczyć osoby lub komórki do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.
Zgłoszenia wewnętrzne vs. zewnętrzne
Sygnalista może zgłosić naruszenie wewnętrznie lub do Rzecznika Praw Obywatelskich (na zewnątrz), a także równocześnie w obu miejscach, co naraża organizację na utratę reputacji. Aby temu zapobiec, warto wdrożyć przyjazny i bezpieczny system zgłaszania naruszeń oraz wprowadzić zachęty, które motywują pracowników do zgłaszania problemów wewnętrznie.
Co to oznacza w praktyce? Warto zainwestować w rozwiązanie, które pozwala na bieżące monitorowanie zgłoszeń, tworzenie rejestru zgłoszeń i przygotowywanie raportów. Dodatkowo, zapewnia dostęp do aktualnych przepisów i wymaganych dokumentów. Dzięki temu możesz podejmować działania prewencyjne, co minimalizuje ryzyko finansowe, prawne i reputacyjne. Odpowiedzią jest oferta Sygnalista LEX Compliance.