Zapewnij kanał zgłaszania i prowadź rejestr naruszeń

Podmiot zobowiązany do ochrony sygnalistów musi stworzyć odpowiedni kanał do zgłaszania naruszeń, który może być: ustny, pisemny, bezpośredni (spotkanie z wyznaczoną osobą).

Decydując się na kilka kanałów, należy pamiętać o dodatkowych obowiązkach związanych z zapewnieniem poufności, dostępności i integralności zgłoszeń oraz o konieczności monitorowania różnych źródeł, co może być uciążliwe i stwarzać ryzyko opóźnień w reakcji na nieprawidłowości. A nawet skutkować publicznym ujawnieniem problemów czy nadużyć.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych - co to jest?
Organizacje muszą wdrożyć rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym podmiot prawny jest administratorem danych osobowych. Zazwyczaj rejestr prowadzi organ zarządzający, ale można również wyznaczyć osoby lub komórki do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.

Zgłoszenia wewnętrzne vs. zewnętrzne
Sygnalista może zgłosić naruszenie wewnętrznie lub do Rzecznika Praw Obywatelskich (na zewnątrz), a także równocześnie w obu miejscach, co naraża organizację na utratę reputacji. Aby temu zapobiec, warto wdrożyć przyjazny i bezpieczny system zgłaszania naruszeń oraz wprowadzić zachęty, które motywują pracowników do zgłaszania problemów wewnętrznie.

Businesswoman pointing to tablet and explaining to male colleague

Co to oznacza w praktyce? Warto zainwestować w rozwiązanie, które pozwala na bieżące monitorowanie zgłoszeń, tworzenie rejestru zgłoszeń i przygotowywanie raportów. Dodatkowo, zapewnia dostęp do aktualnych przepisów i wymaganych dokumentów. Dzięki temu możesz podejmować działania prewencyjne, co minimalizuje ryzyko finansowe, prawne i reputacyjne. Odpowiedzią jest oferta Sygnalista LEX Compliance.

Obsługa zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych sygnalistów


Od 25 września 2024 roku obsługa zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów dotyczy: podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób, podmiotów wymagających procedur niezależnie od liczby pracowników z uwagi na charakter działalności oraz jednostek gmin i powiatów z populacją powyżej 10 000 mieszkańców.

Zaś od 25 grudnia 2024 roku organy publiczne są zobowiązane do przyjmowania oraz weryfikowania zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów, w tym przygotowania sprawozdań do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) oraz protokołu końcowego z obsługi naruszeń, z informacjami wymaganymi przez ustawę.

Oferta Sygnalista LEX Compliance, jako jedyna na rynku zapewnia systemową obsługę 2 rodzajów zgłoszeń, tj. wewnętrznych i zewnętrznych.

Sprawdź, jak Sygnalista LEX Compliance pomoże Ci w tym

Elektroniczny rejestr zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych: zgodność z ustawą o ochronie sygnalistów

W ramach Sygnalista LEX Complinace tworzysz elektroniczny rejestr zgłoszeń nieprawidłowości, który spełnia wymogi ustawodawcze:

  • zawiera wszystkie obowiązkowe elementy wymagane przez ustawę o ochronie sygnalistów;
  • jest prowadzony automatycznie, więc nie musisz wypełniać nic ręcznie – dane uzupełniają się zgodnie z procedowanym zgłoszeniem;
  • masz dostęp do wszystkich zgłoszeń w jednym miejscu, co ułatwia ich analizę i podejmowanie działań następczych;
  • aby zapewnić pełną poufność, pola są zaszyfrowane, a treść zgłoszeń można odszyfrować za pomocą hasła użytkownika z rejestracji do systemu,
  • użytkownik może korzystać z zaawansowanych filtrów, aby przeglądać tylko wybrane zgłoszenia, bez konieczności pobierania całego rejestru.

Automatyczne przygotowanie sprawozdań dla Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) dla organów publicznych

  • Sporządzisz sprawozdania zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów z danymi statystycznymi za każdy rok kalendarzowy.
  • Tworzą się one automatycznie – szybko, prosto i bez dodatkowych nakładów pracy.
  • System Sygnanet przypomni Ci o obowiązku ich wysłania.
  • Informacje o zgłoszeniach są zaszyfrowane.

Dokumentowanie obsługi zgłoszeń w protokole końcowym dla organów publicznych

Zgłoszenia zewnętrzne procedujesz zgodnie z wymaganiami ustawowymi, wprowadzasz w jednym miejscu – systemie Sygnanet - m.in.:

  • dane osobowe sygnalisty,
  • informację czy wystawiono zaświadczenie dla sygnalisty o podleganiu ochronie,
  • przyczyny nie podjęcia dalszych działań następczych,
  • szacunkową szkodę majątkową naruszenia,
  • kwoty odzyskane w wyniku postępowań.

Na tej podstawie wprowadzonych danych automatycznie przygotujesz raport końcowy, w systemie Sygnanet.

Gotowe i edytowalne procedury pomocne w obsłudze zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych

  • Przygotujesz m.in. zaświadczenie o podleganiu ochronie dla sygnalisty.
  • Otrzymujesz też dostęp do materiałów tematycznych, które opisują najważniejsze problemy dotyczące zgłoszeń.
Zaświadczenie sygnalistyZaświadczenie o podleganiu ochronie dla sygnalisty w SIP LEX.
Sygnalista LEX ComplianceKomentarz praktyczny w SIP LEX. Procedura zgłoszeń wewnętrznych a prawo sygnalisty do dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

Prawo i eksperckie wskazówki a kanały zgłoszeń

Ustawa o ochronie sygnalistów nie precyzuje, jak motywować pracowników do korzystania z dostępnych dla nich kanałów.

W systemie informacji prawnej LEX podpowiemy Ci, jakie metody motywacji dopuściło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projektując nowe przepisy.

Dzięki naszej ofercie Sygnalista LEX Compliance będziesz miał nie tylko bezpieczny kanał, ale również zbiór eksperckich porad, jak efektywnie komunikować swoim pracownikom o dostępnych dla nich kanałach zgłaszania naruszeń.

Czy Twoja organizacja jest gotowa na ochronę sygnalistów?

Pomożemy Ci skutecznie wdrożyć nowe obowiązki!

Zamów bezpłatną prezentację oferty Sygnalista LEX Compliance
Back To Top