Są takie branże, w których dokumentacja jest niezwykle ważna, można rzec nawet, że najważniejsza. Bywa tak, że jeden wyraz, przecinek lub kropka robi ogromną różnicę, a co dopiero brak lub zagubienie jakiejś strony czy ich dużej ilości. Do takich zalicza się np. branża prawnicza. Samo więc przeglądanie stosów teczek z dokumentacją i ich przechowywanie stanowi problem, który można rozwiązać poprzez digitalizację.
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Digitalizacja dokumentów to ucyfrowienie, czyli zamiana treści drukowanych lub pisanych ręcznie na postać elektronicznego pliku. Stosuje się w tym celu skanowanie. Tradycyjne użycie skanera jednakże powoduje utworzenie pliku graficznego, takiego jak zdjęcie. Nie jest to najbardziej praktyczna wersja, ponieważ po pierwsze zajmuje dużo pamięci w komputerze, a poza tym nie ułatwia przeglądania w poszukiwaniu konkretnych fragmentów tekstu. Różnica więc między takim plikiem a dokumentem w formie papierowej polega jedynie na tym, że czyta się go na ekranie. Profesjonalna digitalizacja to podjęcie jeszcze kolejnych kroków, takich jak przetworzenie tego typu obrazów na postać tekstową za pomocą metod optycznego rozpoznawania tekstu, czyli OCR, oraz skatalogowania i odpowiedniego opisania powstałych plików. Dzięki temu nie tylko łatwiej odnaleźć potrzebne akta i ich poszczególne tomy, ale także konkretne strony, fragmenty, a nawet słowa, co znacznie skraca czas pracy nad dokumentacją.
Digitalizacja to również różnego rodzaju technologie cyfrowe, które usprawniają ich pracę. Zaliczyć do nich można wszelkie systemy i aplikacje wspomagające np. komunikację wewnętrzną, zarządzanie projektami, flotą lub procesami produkcji czy sprzedaży. Jak widać digitalizacja może całkowicie odmienić styl pracy i przyczynić się do lepszego nim zarządzania oraz ogólnego wzrostu efektywności jego działania.
Jakie korzyści digitalizacja może dać kancelarii?
Ucyfrowienie w kancelarii to nie tylko ograniczenie czy całkowity brak biurokracji i korzyści wymienione powyżej. To także wiele innych zalet, a w tym:
- szybszy dostęp do informacji, co wpływa na zwiększenie efektywności pracy poszczególnych działów;
- znacznie skrócony czas reakcji na różnego rodzaju błędy, awarie czy przestoje oraz raportowane problemy w firmie;
- lepszy obieg dokumentacji pomiędzy nimi, nawet jeśli znajdowałyby się w różnych miejscach na świecie, jak w przypadku międzynarodowych przedsiębiorstw (dokumenty można przesyłać za pomocą poczty elektronicznej lub udostępniać za pomocą sieci wewnętrznej albo chmury);
- dobra organizacja obiegu informacji elektronicznej w firmie oraz bardziej efektywne i szybsze księgowanie;
- zebrane dane w postaci cyfrowej łatwiej analizować oraz tworzyć z nich różnego rodzaju zestawienia, raporty czy wykresy – nawet dotyczących wielu lat działalności kancelarii;
- do zdigitalizowanych danych można mieć dostęp na odległość, dzięki czemu można ograniczyć chociażby przestrzeń biurową, umożliwiając pracownikom pracę zdalną lub koszty związane z korespondencją oraz podróżowaniem (brak konieczności przesyłania dokumentacji lub przyjeżdżania po nią, np. przed spotkaniem z kontrahentem);
- potrzebne informacje łatwiej również przygotować i wysłać klientowi, co przyczynić się może to skrócenia czasu finalizacji transakcji.
Klienci kancelarii oczekują coraz większej wygody i oszczędności czasu – także w obsłudze prawnej. Dlatego coraz większym powodzeniem cieszą się specjalne, dedykowane aplikacje wspierające zarządzanie całą kancelarię lub wybrany obszar działalności. Jedną z nich jest Kleos.
Patrząc na ogólny postęp technologiczny i digitalizację codziennych zadań, trudno wyobrazić sobie kancelarie prawne bez tego typu rozwiązań. Sytuacja już zmienia się w wielu krajach, więc to jedynie kwestia czasu, gdy klienci w Polsce zaczną coraz wyraźniej upominać się o usprawnienia w tej branży. Również sami prawnicy, tak w kancelariach zewnętrznych, jak i działach prawnych w przedsiębiorstwach, będą zmuszeni do większego wykorzystywania nowych technologii. Jedną z przyczyn jest już stosowanie się do wytycznych RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Dodatkowo należy pamiętać, że z każdym dniem przybywa kolejnych dokumentów, więc poleganie jedynie na formie papierowej staje się coraz trudniejsze. Digitalizacja w kancelariach jest zatem nieunikniona.
Źródła:
- Digitalizacja w kancelarii, „Drukwfirme”, digitalizacja w kancelarii, dostęp: 04.02.2019 r.
- Masowe skanowanie i digitalizacja dokumentów, „Rhenus data”, dostęp: 04.02.2019 r.
- Prawnicy oczekują lepszego wsparcia technologicznego, „Prawo pl”, dostęp: 04.02.2019 r.
