Wprowadzenie w okresie pandemii Covid-19, w sprawach cywilnych, doręczeń pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, okazało się sporym sukcesem. Za jego pomocą zrealizowano miliony przesyłek, a wymiar sprawiedliwości zaoszczędził dziesiątki milionów złotych odstępując od skorzystania z operatora pocztowego. Fakt ten zachęcił prawodawcę do podjęcia prac nad rozszerzeniem opisywanego mechanizmu oraz wprowadzeniem go na stałe. W efekcie, sądy, radcowie prawni i adwokaci doczekali się w tym zakresie zmian.
Zmiany nie dotyczą jedynie postępowań sądowych. Profesjonalnych pełnomocników czekają również zmiany w sposobie kontaktowania się z szeroko pojętymi podmiotami publicznymi.
Portal Informacyjny Sądów Powszechnych -zmiany od 14 marca 2024 r.
Art. 15zzs9 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 340 z późn. zm.), wprowadzający doręczenia pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, miał charakter czasowy i był ograniczony do spraw cywilnych.
Zgodnie z jego treścią, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania tego z nich, który obowiązywał jako ostatni (czyli od 1 lipca 2023 r.), w sprawach prowadzonych w sposób określony w art. 15zzs1 ww. ustawy (czyli sprawy cywilne), w pierwszym piśmie procesowym wnoszonym przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej podawano:
- adres poczty elektronicznej i
- numer telefonu
przeznaczone do kontaktu z sądem. Niewykonanie tego obowiązku stanowiło brak formalny pisma.
We wskazanym okresie, w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, sąd doręczał adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (Portal Informacyjny). Nie dotyczyło to pism, które podlegały doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.
W takim wypadku, datą doręczenia była data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w Portalu Informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się, pismo uznawano za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w Portalu Informacyjnym. Doręczenie pisma za pośrednictwem Portalu Informacyjnego wywoływało skutki procesowe określone w Kodeksie postępowania cywilnego właściwe dla doręczenia pisma sądowego. Przewodniczący zarządzał odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, jeżeli doręczenie było niemożliwe ze względu na charakter pisma.
W praktyce, średni czas efektywnego doręczania korespondencji (pism sądowych) do pełnomocników przez Portal Informacyjny wynosił 2,8 dnia, co pozytywnie wpływało na tempo prowadzonych postępowań.
Nie może zatem dziwić, że prawodawca zdecydował się wprowadzić powyższe rozwiązanie na stałe, co więcej rozszerzyć je również na procedurę karną. W ustawie z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego, ustawy - Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy - Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1860) przewidział bowiem odpowiednie zmiany zarówno w k.p.c., jak i k.p.k.
Doręczenia elektroniczne a zmiany w KPC
W Kodeksie postępowania cywilnego dodany został art. 1311a k.p.c. zgodnie, z którym:
§ 1. W razie niemożności doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu, prokuratorowi, organowi emerytalnemu określonemu przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe, wyłącznie poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym w sposób umożliwiający uzyskanie przez odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie. Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że sąd dysponuje ich kopią utrwaloną w postaci elektronicznej.
§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w dokumencie potwierdzającym doręczenie. Przepisu art. 134 § 1 nie stosuje się. W przypadku braku dokumentu potwierdzającego doręczenie, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w portalu informacyjnym w sposób, o którym mowa w § 1 zdanie pierwsze.
§ 3. Przewodniczący zarządza odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, jeżeli dokonanie doręczenia w taki sposób jest niemożliwe ze względu na charakter pisma, w szczególności jeżeli zachodzi potrzeba wydania stronie uwierzytelnionego odpisu orzeczenia lub tytułu wykonawczego.
§ 4. Minister Sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy tryb i sposób doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego, jak również elektroniczną postać, w której pisma te są doręczane, mając na uwadze konieczność zapewnienia sprawnego toku postępowania, a także realizacji gwarancji procesowych jego uczestników.
Wspomnianym rozporządzeniem jest - opublikowane na dzień przed wejściem w życie nowelizacji - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 marca 2024 r. w sprawie doręczania pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym (Dz. U. poz. 368).
Doręczenia elektroniczne a zmiany w KPK
Z kolei w Kodeksie postępowania karnego dodany został art. 133a k.p.k. zgodnie, z którym:
§ 1. Sąd dokonuje doręczeń pism procesowych lub innych pism prokuratorowi, obrońcy i pełnomocnikowi będącemu adwokatem lub radcą prawnym, Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, przez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym, o którym mowa w art. 53e § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 217, z późn. zm.), w sposób umożliwiający uzyskanie przez nadawcę i odbiorcę dokumentu potwierdzającego doręczenie.
§ 2. Sąd może doręczyć pismo procesowe lub inne pismo w sposób określony w § 1, jeżeli dysponuje nim w postaci elektronicznej. Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.
§ 3. W przypadku, o którym mowa w § 1, pismo uznaje się za doręczone w czasie wskazanym w dokumencie potwierdzającym doręczenie. W przypadku braku dokumentu potwierdzającego doręczenie pisma, doręczenie to uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od dnia umieszczenia treści tego pisma w portalu informacyjnym w sposób określony w § 1.
§ 4. Przewodniczący zarządza odstąpienie od doręczenia pisma przez umieszczenie jego treści w portalu informacyjnym, jeżeli dokonanie doręczenia w taki sposób jest niemożliwe ze względu na charakter tego pisma, w szczególności jeżeli zachodzi potrzeba wydania stronie uwierzytelnionego odpisu orzeczenia.
§ 5. Minister Sprawiedliwości, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, określi, w drodze rozporządzenia, tryb i sposób dokonywania doręczeń pism w postaci elektronicznej w postępowaniu karnym, mając na względzie zapewnienie skuteczności doręczeń tych pism oraz ochronę praw osób, którym te pisma są doręczane.
W tym wypadku było analogicznie, jak w wypadku procedury cywilnej, na dzień przed wejściem w życie nowelizacji opublikowano Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 marca 2024 r. w sprawie doręczeń pism w postaci elektronicznej w postępowaniu karnym (Dz. U. poz. 367).
Zmiany w obu procedurach weszły w życie z dniem 14 marca 2024 r. Rozszerzenie realizacji doręczeń przez Portal Informacyjny ma usprawnić pracę sądów, redukując czynności sekretariatów w zakresie obsługi korespondencji. Dodatkowo ułatwia to także pracę adwokatom i radcom prawnym, eliminując konieczność odbierania korespondencji u operatora pocztowego.
Co więcej, samorządy adwokacki i radcowski chcą iść o krok dalej i postulują, aby e-korespondencja działała w obie strony – do sądu i z sądu. Dwustronna komunikacja między sądami a profesjonalnymi pełnomocnikami oraz pełnomocnikami między sobą, miałaby jeszcze bardziej usprawnić przebieg postępowań sądowych. Padają również głosy za umożliwieniem wnoszenia środków odwoławczych i dalszych pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe lub za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych. Przedmiotowe postulaty muszą jednak poczekać na kolejne rozwiązania legislacyjne.
