Po ponad dwóch latach prac doczekaliśmy się przepisów, które regulują status i ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa. Dokument wprowadza również obowiązki dla przedsiębiorców, którzy w najbliższym czasie będą musieli wdrożyć nowe regulacje w swoich firmach, w tym m.in. przygotować wewnętrzną procedurę zgłaszania nieprawidłowości.
20 czerwca 2024 r. Prezydent RP podpisał ustawę o ochronie sygnalistów. Wejdzie ona w życie 3 miesiące od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Na drodze wielu zmian, jakie przeszła ustawa, ostatnią ważną poprawką było wykreślenie prawa pracy z katalogu naruszeń, które mogą być zgłaszane przez sygnalistów. Oznacza to, że osoba zgłaszająca nieprawidłowości z tego obszaru nie będzie objęta ochroną wynikającą z przepisów. Pracodawcy mają jednak otwartą furtkę i mogą mimo wszystko uwzględnić naruszenia prawa pracy w procedurze zgłoszeń wewnętrznych i zagwarantować tym samym sygnalistom ochronę przed ewentualnym odwetem.
Co i jak może zgłaszać sygnalista?
Ustawa przewiduje katalog naruszeń, jakie mogą zostać zgłoszone przez sygnalistę. Dotyczą one m.in. korupcji, zamówień publicznych, ochrony środowiska, ochrony konsumentów czy danych osobowych. Przedsiębiorcy mogą rozszerzyć ustawowy katalog m.in. o naruszenia wewnętrznych regulacji, zasad etyki, dobrych praktyk czy prawa pracy i BHP.
Zgłoszenia od sygnalistów są cennym źródłem wiedzy dla pracodawcy, który może odpowiednio zarządzić i zaradzić naruszeniom, jakie mają miejsce w jego firmie. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą uniknąć realnych konsekwencji związanych z nieprawidłowościami, np. długotrwałych postępowań czy utraty renomy i dobrego imienia. Co ważne dla sygnalisty – w przypadku dokonania zgłoszenia jest on objęty ochroną i nie mogą być stosowane wobec niego żadne działania odwetowe. Ustawa wskazuje, że sygnalizowanie nieprawidłowości może być dokonywane ustnie lub pisemnie. Można więc informować o nich podczas bezpośrednich spotkań z wyznaczoną osobą, za pomocą e-maila, linii telefonicznej, tradycyjnej poczty, skrzynki na zgłoszenia czy specjalnej aplikacji.
Wybór odpowiedniego kanału zgłoszeń zależy od organizacji. Z naszej praktyki z wdrożeń wytycznych ustawy w organizacjach wynika, że coraz częściej wybieraną przez przedsiębiorców możliwością jest specjalna aplikacja. Takie rozwiązanie stanowi duże ułatwienie zarówno dla sygnalistów, jak i osób odbierających zgłoszenia i prowadzących postępowania wyjaśniające. Daje również możliwość dokonania całkowicie anonimowego zgłoszenia, co powoduje, że sygnaliści chętniej z nich korzystają. Przykładem takiego rozwiązania jest WhistBoard.
Jak działają narzędzia dla sygnalistów?
WhistBoard z perspektywy sygnalisty to proste i przejrzyste narzędzie do zgłaszania nieprawidłowości. Zapewnia też wysoki poziom bezpieczeństwa i anonimowości, co sprzyja otwartości i zaufaniu w procesie zgłaszania. Aplikacja działa na zasadzie prostego formularza, który krok po kroku pozwala poinformować o nieprawidłowościach. Sygnalista może to zrobić wybierając jedną z trzech dostępnych form: anonimowo, poufnie lub jawnie. Pierwsza opcja pozwala nie tylko na wysyłkę zgłoszenia bez podania swoich danych, ale umożliwia także prowadzenie dialogu z sygnalistą. Wystarczy, że zapisze on link udostępniony po dokonaniu zgłoszenia, a osoba, która będzie je rozpatrywać, może dopytać o szczegóły. Druga opcja umożliwia wysyłkę zgłoszenia naruszenia, przekazując swoje dane, które są dostępne tylko dla osób administrujących system. Wysyłka jawna pozwala podać dane kontaktowe zarówno osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia, jak i postronnym (o ile będzie to uzasadnione). Co ważne, wszystkie informacje przekazane przez sygnalistę są chronione za pomocą systemu zabezpieczeń. Zgłaszający może również dodać tu załączniki w postaci zdjęć, filmów, notatek czy innych plików.
Z perspektywy pracodawcy to proste narzędzie umożliwiające zarządzanie zgłoszeniami. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i zaawansowanym funkcjom analitycznym organizacja może skutecznie monitorować i reagować na zgłoszenia, co pomaga w szybszym rozwiązywaniu problemów i minimalizowaniu ryzyka.
Prowadzenie postępowań
Organizacja po wpłynięciu zgłoszenia ma obowiązek jego weryfikacji i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia, czy zgłaszana nieprawidłowość miała miejsce. Proces ten powinien odbywać się w sposób uporządkowany i przejrzysty, co umożliwia aplikacja WhistBoard. Dzięki niej można utrzymać kontrolę nad zgłoszeniami – wszystkie informacje rejestrowane są w jednym miejscu: w ten sposób można nimi sprawnie zarządzić.
Narzędzie pozwala na prowadzenie dialogu z sygnalistą (nawet, jeśli zgłosił on naruszenie anonimowo), co niejednokrotnie może okazać się niezbędne w celu ustalenia faktów związanych z nieprawidłowością. Do każdego zgłoszenia możliwe jest również dodawanie notatek (np. opisujących przebieg prowadzonych czynności). Za pomocą systemu można również przypisać do zgłoszenia tzw. operatora, który będzie odpowiedzialny za weryfikację zgłoszenia oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego.
WhistBoarddaje także możliwość zlecenia przyjmowania zgłoszeń do podmiotu zewnętrznego, np. kancelarii prawnej, która w przypadku otrzymania informacji o naruszeniu, zweryfikuje ją i zarekomenduje odpowiednie działania, które powinna podjąć organizacja, chcąc zweryfikować zgłoszenie. Taka kancelaria czy inny specjalistyczny podmiot może również pomagać wyznaczonym osobom przy prowadzeniu postępowania wyjaśniającego. Narzędzie stanowi jednocześnie rejestr zgłoszeń, którego prowadzenie jest jednym z obowiązków wskazanych w ustawie. Takie rozwiązanie nie tylko odciąża wewnętrzne zasoby firmy, ale zwiększa również już na wstępnym etapie odsianie zgłoszeń, które nie stanowią nieprawidłowości.
Prosta obsługa narzędzia WhistBoard
Obsługa WhistBoard jest prosta i intuicyjna – narzędzie działa w chmurze (model SaaS), a dostęp do niego odbywa się przez przeglądarkę. Dzięki temu proces wdrożenia aplikacji jest łatwy i nie wymaga angażowania wewnętrznych zasobów IT. Konfiguracja ustawień kanałów zgłoszeń jest też elastyczna i pozwala na dostosowanie narzędzia do potrzeb konkretnej organizacji. WhistBoard umożliwia łatwe zarządzanie uprawnieniami, procedurami oraz automatyzacją powiadomień. Dzięki temu zapewnia skuteczne wsparcie w zarządzaniu zgłoszeniami o nieprawidłowościach.
Korzyści dla sygnalistów
WhistBoardodciąża pracodawców w wykonywaniu obowiązków wynikających z ustawy. Sprawne wdrożenie procedury i umożliwienie informowania o naruszeniach za pomocą aplikacji nie tylko poprawiają kulturę organizacyjną, ale mogą także uchronić firmę przed negatywnymi konsekwencjami nieprawidłowości.
Dzięki centralizacji zgłoszeń w jednym systemie organizacja może szybciej i bardziej efektywnie identyfikować oraz rozwiązywać problemy, co prowadzi do zwiększenia przejrzystości i zaufania w firmie. Aplikacja wysyła również powiadomienia, dzięki którym przedsiębiorca nie przegapi żadnego zgłoszenia. Automatyzacja procesów ułatwia też zarządzanie wszystkimi zgłoszeniami, co sprawia, że nie jest to tak czasochłonne, jak w przypadku korzystania z innych kanałów.
Dzięki narzędziu i jego funkcjonalnościom wypełnienie obowiązków narzuconych przez ustawodawcę jest zdecydowanie łatwiejsze, a całkowita anonimowość, którą narzędzie oferuje sygnalistom, sprzyja dokonywaniu przez nich zgłoszeń. A to z kolei powoduje, że organizacja może mieć wiedzę o nieprawidłowości na wczesnym etapie, co zmniejsza ryzyka utraty reputacji i finansowe oraz zapewnia odpowiednią ochronę przed potencjalnymi karami i sankcjami.
Autorka: Justyna Papież-Łogin – counsel, adwokat, kancelaria Olesiński i Wspólnicy
Więcej informacji o aplikacji WhistBoard >>
