Prawnik 360° - Zarządzanie kancelarią

Przychody firmy prawniczej to nie to samo co jej rentowność. Ich zwiększenie pomaga, ale aby odnieść długoterminowy sukces, trzeba zwiększyć zyski netto. Jeśli przychody rosną, ponieważ obsługujemy więcej klientów, a koszty ogólne i administracyjne pozostają wysokie, marża zysku obniża się. Kancelarie powinny więc połączyć maksymalizację przychodów z minimalizacją kosztów. Korzystanie z narzędzi i technologii może pomóc kancelarii w zwiększaniu wydajności i efektywności, jednocześnie pomagając utrzymać niskie koszty i uwolnić czas na pracę nad sprawami podlegającymi rozliczeniu.

Eksperckie artykuły i porady:

• Jak zaplanować budżet w kancelarii prawnej?
• Rentowność kancelarii prawnej. Czy Twoja praca się opłaca?

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Zaufanie klientów powinno być jednym z priorytetów prawnika. Jednak świat cyfrowy wprowadza wiele nowych zagrożeń. Według raportu ABA Cybersecurity 25% kancelarii doświadczyło jakiejś formy naruszenia bezpieczeństwa danych. Dla hakerów kancelarie są niezwykle interesujące, posiadają bowiem cenne informacje, jak tajemnice handlowe, szczegóły fuzji i przejęć oraz poufne dane nt. relacji pełnomocnik-klient. Cyberbezpieczeństwo nabiera dodatkowego znaczenia w dobie pracy zdalnej, mobilności i zarządzania zespołem rozproszonym.

Eksperckie artykuły i porady:

• Bezpieczeństwo danych klienta – jak dbać o wrażliwe informacje w kancelarii prawnej?
• Dane osobowe klientów kancelarii a chmura – czy to bezpieczne rozwiązanie?

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Systemy centralne to zwykle te udostępnione przez instytucje państwowe: sądy, urzędy czy organy Unii Europejskiej. Liczba tych portali, rejestrów, ewidencji, baz danych rośnie z każdym rokiem cyfryzacji i porządkowania informacji. Prawnicy coraz częściej korzystają z takich systemów jak Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, eKRS i wiele innych. Każdy z tych systemów zwykle wymaga danych uwierzytelniających, pewnej procedury stałego sprawdzania i aktualizacji danych czy w końcu, w zaawansowanych rozwiązaniach, integracji wielu źródeł. Proces zarządzania ewidencją i dostępem do tych aplikacji i danych wymaga uporządkowanego podejścia w kontekście bezpieczeństwa, przepływu informacji, informowania klienta czy w końcu optymalizacji pracy prawników.

Od zawsze kluczowym aspektem działalności prawnika była dobra komunikacja z klientem. Dzisiaj utrudnieniem jest duża liczba sposobów nawiązania kontaktu: mail, sms, telefon, komunikator czy sieci społecznościowe. W zdecydowanej większości klienci cenią mobilność, dostępność prawnika online i krótki czas reakcji. Z tego powodu odpowiednie zarządzanie kanałami komunikacji, wczesne informowanie klientów o zmianach w prawie oraz szybkie odpowiadanie na ich pytania buduje renomę kancelarii i daje szansę na kolejne zlecenia.

Eksperckie artykuły i porady:

• Jak prawnik może skutecznie uprawiać networking?
• Komunikacja prawnika z klientami

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LEX Kancelaria Prawna
• Legal Alert

W zależności od wielkości kancelarii, stopnia skomplikowania rozliczeń z klientami oraz liczby faktur przychodowych i kosztowych prawnicy wybierają różne opcje wsparcia księgowego. Może to być prosty program księgowy online, bez wsparcia specjalisty, aż po specjalnie przeznaczoną usługę, m.in. wydzielonego księgowego do obsługi całej firmy. W ramach współpracy z biurem księgowym następuje wymiana danych – zwykle w postaci plików JPK. Coraz częściej programy do zarządzania kancelarią są zintegrowane z systemami księgowymi.

Wybranie odpowiedniego modelu rozliczenia danej sprawy jest kluczowe dla uzyskania jak najlepszej rentowności i dobrego zrozumienia z klientem. Istnieje wiele sposobów i podejść, wśród najbardziej popularnych można wyróżnić ryczałtowe, godzinowe, success fee oraz ich warianty i połączenia. Finalne rozliczenie zależy od wielu czynników, w tym od ilości poświęconego czasu, umiejętności, doświadczenia i reputacji prawnika, stopnia skomplikowania sprawy czy uzyskanych rezultatów i związanych z tym kosztów.

Eksperckie artykuły i porady:

• Księgowość dla kancelarii prawnej. Jak współpracować z biurem rachunkowym?

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Kancelarie stosują wiele modeli rozliczeń z klientami. Większość z nich jest oparta o stawki, które mogą zależeć od konkretnej sprawy czy klienta – ustalane są w ramach negocjacji usługi prawnej. Właściwe i sprawne zarządzanie stawkami, jak również przypisanie ich do ról w kancelarii, pozwala na osiąganie wyższej rentowności prowadzonych czynności i kontrolę nam rozliczaniem każdego z pracowników. Działy prawne nie rozliczają się wewnętrznie w oparciu o stawki, powinny jednak prowadzić rozliczenie czasu pracy.

Eksperckie artykuły i porady:

• Jak optymalnie wycenić pracę prawnika?
• Formy rozliczeń z klientami kancelarii prawnych

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Adwokaci i radcowie prawni mają obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia. Każdy prawnik powinien być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej za ew. szkody wyrządzone podczas udzielania porad, sporządzania opinii bądź dokumentów lub reprezentacji w sądzie czy urzędzie. Proces zarządzania sferą ubezpieczeń obejmuje z jednej strony optymalizację wydatków, z drugiej zaś wybór odpowiednich pakietów, kwoty ubezpieczenia czy decyzję o dodatkowych ubezpieczeniach, np. w obszarze cyberbezpieczeństwa.

Działalność kancelarii i samych prawników w dużej mierze w coraz większym stopniu zależy od odpowiedniej infrastruktury informatycznej, sprzętowej i tej związanej z oprogramowaniem. Chmura powoli wypiera lokalne instalacje komputerowo-serwerowe lecz nadal każdy z nas korzysta z laptopa, telefonu i tabletu. Znacząco wzrasta tym samym rola odpowiedniego zaopatrzenia w sprzęt IT i oprogramowanie zapewniające bardziej efektywne, bezpieczne i precyzyjne wykonywanie niezbędnych zadań. Dzisiaj dostępnych jest wiele możliwości utrzymania systemów komputerowych w dobrej kondycji, aktualności i bezpieczeństwie, wiele z nich opiera się na odpowiednim oprogramowaniu, procesie zarządzania często połączonego z usługą firm wdrożeniowych.

To proces zarządzania umowami między firmą a jej klientami czy dostawcami (głównie dział prawny) lub wykonywanie tej pracy na rzecz klientów kancelarii. Elementy zarządzania umowami obejmują ich tworzenie, negocjowanie, SLA (Service Level Agreement) oraz dokumentację. Część lub całość tego procesu można nazwać „zarządzaniem cyklem życia kontraktu” (CLM, Contract Lifecycle Management). Obejmuje on opiekę nad umowami od powstania do ich wygaśnięcia i ma na celu osiągnięcie jak największych oszczędności oraz efektywności.

Kancelaria czy dział prawny operują wieloma źródłami danych. Jednym z ważniejszych jest przychodząca i wychodząca korespondencja. Dobre zarządzania i gromadzenie informacji z tego obszaru pozwala unikać ryzyka związanego z np. niedotrzymaniem terminu czy zagubionym gdzieś na biurku listem z sądu. Dzisiaj znacząco zwiększyła się liczba kanałów, którymi taka korespondencja dociera – to nie tylko tradycyjna poczta, ale również systemy elektroniczne, jak ePUAP, eSąd czy PISP.

Eksperckie artykuły i porady:

• Kancelaria prawna: wyzwania rozwijającego się biznesu
• Nie taki e-mail bezpieczny jak go malują – bezpieczeństwo korespondencji elektronicznej w kancelarii prawnej
• Zarządzanie korespondencją i terminami w kancelarii prawnej

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Rozwój infrastruktury sprzętowej wymusza również dbanie o oprogramowanie na tych urządzeniach zainstalowane. Prawnicy prócz systemów koniecznych tj. systemów operacyjnych, zwykle Windows i MacOS korzystają z wielu aplikacji pierwszej potrzeby. Pakiet Microsoft Office 365, System Informacji Prawnej, systemy księgowości i wiele innych do zarządzania kancelarią, kalendarzem czy integracją z systemami państwowymi. Wszystkie te programy są licencjonowane i podlegają pod proces zarządzania i inwentaryzacji. W szczególności większe kancelarie mogą chcieć skorzystać z usług firm zewnętrznych, które dbają o zgodność w tym zakresie. Mniejsze zwykle wyznaczają pracownika odpowiedzialnego za prawidłowość w tym obszarze. Istnieje też szereg narzędzi, które pomagają opanować ten proces.

Eksperckie artykuły i porady:

• Kancelaria prawna: wyzwania rozwijającego się biznesu

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Zarządzanie ryzykiem w biznesie to identyfikacja i rozpoznawanie zagrożeń i czyli elementów, które z powodu zmiany otoczenia prawnego, podatkowego, dotyczącego ludzi czy systemów IT lub po prostu zaniedbań mogą spowodować zagrożenie dla działalności firmy. W procesie są również uwzględnione działania polegające na zapobieganiu i eliminacji powstałych lub mogących powstać problemów. Każda kancelaria narażona jest także na ryzyka czysto biznesowe – finansowe, reputacyjne i utraty ciągłości działania. Głównymi czynnikami ryzyka są przede wszystkim klienci, rodzaj prowadzonej działalności, zatrudniony personel, sporządzana dokumentacja, informacje otrzymywane i wysyłane, stosowane w firmie procedury oraz ogólna kultura wewnątrzfirmowa. Zarządzanie ryzykiem jest procesem, który opiera się na procedurach obejmujących możliwie szeroko aspekty działalności kancelarii, technologia może pomóc zintegrować i zautomatyzować kontrolę i aktualność prowadzonych działań.

Eksperckie artykuły i porady:

• Zarządzanie ryzykiem w kancelarii – zobacz, jak sobie radzić w kryzysami

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Przeprowadzanie i zamykanie transakcji jest często dużym wyzwaniem organizacyjnym, a proces transakcyjny bywa, że jest nieefektywny od początku do końca. Za te nieefektywności zwykle odpowiedzialne są w dużej mierze przestarzałe praktyki. Transakcje prawne są skomplikowane, często obejmują setki i tysiące dokumentów. W miarę jak zaangażowanych jest coraz więcej udziałowców, spółek zależnych i innych podmiotów, objętość i szczegółowość dokumentacji rośnie. Wielu pułapek w procesie obsługi transakcji można uniknąć dzięki technologii, a w szczególności oprogramowaniu do zarządzania transakcjami prawnymi i automatyczną analizą oraz klasyfikacją dokumentów. Dzięki posiadaniu przez kancelarię wypracowanych standardów wsparcia klientów w zakresie transakcji i dodatkowo rozszerzonych o odpowiednie oprogramowanie znacząco wzrasta efektywność i możliwości negocjacyjne kontraktów z tym związanych.

Systemy centralne to zwykle te udostępnione przez instytucje państwowe: sądy, urzędy czy organy Unii Europejskiej. Liczba tych portali, rejestrów, ewidencji, baz danych rośnie z każdym rokiem cyfryzacji i porządkowania informacji. Prawnicy coraz częściej korzystają z takich systemów jak Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, eKRS i wiele innych. Każdy z tych systemów zwykle wymaga danych uwierzytelniających, pewnej procedury stałego sprawdzania i aktualizacji danych czy w końcu, w zaawansowanych rozwiązaniach, integracji wielu źródeł. Proces zarządzania ewidencją i dostępem do tych aplikacji i danych wymaga uporządkowanego podejścia w kontekście bezpieczeństwa, przepływu informacji, informowania klienta czy w końcu optymalizacji pracy prawników.

Od zawsze kluczowym aspektem działalności prawnika była dobra komunikacja z klientem. Dzisiaj utrudnieniem jest duża liczba sposobów nawiązania kontaktu: mail, sms, telefon, komunikator czy sieci społecznościowe. W zdecydowanej większości klienci cenią mobilność, dostępność prawnika online i krótki czas reakcji. Z tego powodu odpowiednie zarządzanie kanałami komunikacji, wczesne informowanie klientów o zmianach w prawie oraz szybkie odpowiadanie na ich pytania buduje renomę kancelarii i daje szansę na kolejne zlecenia.

Eksperckie artykuły i porady:

• Jak prawnik może skutecznie uprawiać networking?
• Komunikacja prawnika z klientami

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LEX Kancelaria Prawna
• Legal Alert

W zależności od wielkości kancelarii, stopnia skomplikowania rozliczeń z klientami oraz liczby faktur przychodowych i kosztowych prawnicy wybierają różne opcje wsparcia księgowego. Może to być prosty program księgowy online, bez wsparcia specjalisty, aż po specjalnie przeznaczoną usługę, m.in. wydzielonego księgowego do obsługi całej firmy. W ramach współpracy z biurem księgowym następuje wymiana danych – zwykle w postaci plików JPK. Coraz częściej programy do zarządzania kancelarią są zintegrowane z systemami księgowymi.

Wybranie odpowiedniego modelu rozliczenia danej sprawy jest kluczowe dla uzyskania jak najlepszej rentowności i dobrego zrozumienia z klientem. Istnieje wiele sposobów i podejść, wśród najbardziej popularnych można wyróżnić ryczałtowe, godzinowe, success fee oraz ich warianty i połączenia. Finalne rozliczenie zależy od wielu czynników, w tym od ilości poświęconego czasu, umiejętności, doświadczenia i reputacji prawnika, stopnia skomplikowania sprawy czy uzyskanych rezultatów i związanych z tym kosztów.

Eksperckie artykuły i porady:

• Księgowość dla kancelarii prawnej. Jak współpracować z biurem rachunkowym?
• Rentowność kancelarii prawnej. Czy Twoja praca się opłaca?

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Pomimo ciągle przyśpieszającej cyfryzacji cały czas wiele dokumentów jest dostępna tylko w wersji papierowej. Proces ich składowania na nośniku elektronicznym – np. w systemie zarządzania kancelarią – wymaga wcześniejszego zeskanowania dokumentu i zamiany go na tekst metodą OCR (z ang. optical character recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków). Tak zdigitalizowany dokument można łatwo edytować i przeszukiwać za pomocą m.in. edytora Microsoft Word lub w Dokumentach Google.

Proces, w którym kancelaria ewidencjonuje wszystkie dokumenty zarówno dotyczące działalności samej kancelarii jak i przede wszystkim prowadzonych na rzecz klientów spraw. Wrażliwość posiadanych przez prawników danych wymusza usystematyzowane podejście do tego problemu. W dobie cyfryzacji i oszczędności papieru większość korespondencji i dokumentacji pojawia się w postaci elektronicznej co sugeruje wykorzystanie systemów zarządzania dokumentami (DMS). Oprogramowanie tego typu mają za zadanie przekształcać dokumenty z formy papierowej w formę cyfrową (jeśli jest taka potrzeba) oraz zarządzać publikowaniem, przechowywaniem i wyszukiwaniem plików cyfrowych. Wprowadzają pewną strukturę dla dokumentów i wykorzystują dane do ich klasyfikacji. Tak więc systemy zarządzania dokumentami koncentrują się na przechowywaniu i organizacji plików, dzięki czemu można je znaleźć i odzyskać w razie potrzeby.

Eksperckie artykuły i porady:

• Digitalizacja kancelarii prawnej oraz praca w chmurze
• Kancelaria prawna: wyzwania rozwijającego się biznesu
• Zarządzanie korespondencją i terminami w kancelarii prawnej

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk
  

Kancelaria czy dział prawny operują wieloma źródłami danych. Jednym z ważniejszych jest przychodząca i wychodząca korespondencja. Dobre zarządzania i gromadzenie informacji z tego obszaru pozwala unikać ryzyka związanego z np. niedotrzymaniem terminu czy zagubionym gdzieś na biurku listem z sądu. Dzisiaj znacząco zwiększyła się liczba kanałów, którymi taka korespondencja dociera – to nie tylko tradycyjna poczta, ale również systemy elektroniczne, jak ePUAP, eSąd czy PISP.

Eksperckie artykuły i porady:

• Kancelaria prawna: wyzwania rozwijającego się biznesu
• Nie taki e-mail bezpieczny jak go malują – bezpieczeństwo korespondencji elektronicznej w kancelarii prawnej
• Zarządzanie korespondencją i terminami w kancelarii prawnej

Narzędzia i gotowe rozwiązania LegalTech:

• LegalDesk